Eine persönliche Reise zum Wie und Warum meiner PMP-Zertifizierung!

Von Sara Rydbeck
August 28, 2024
Erfahrung, PMP, Projekt Management, Training, Zertifizierung

Der Raum ist klein, und ich sitze in der Kabine, die am nächsten zum Fenster liegt. Es ist Hochsommer, aber zum Glück relativ kühl, denn nicht einmal Getränke sind hier erlaubt. Ich benutze die mitgelieferten Ohrstöpsel, damit wir das Fenster offen halten können, während draußen die Bauarbeiten weitergehen. Ich starre auf den Bildschirm und lese die Frage noch einmal. Die Uhr in der oberen rechten Ecke zählt rückwärts, die Zahl neben der Frage zeigt an, dass ich mich beeilen muss, wenn ich alle Fragen rechtzeitig beantworten will. Ich habe immer noch keine Ahnung, was ich gerade gelesen habe, denn in meinem Kopf bin ich bereits damit beschäftigt, die Prüfung nach meinem Urlaub zu wiederholen, weil ich mir sicher bin, dass ich heute durchfallen werde. Ich zwinge mich, mich zu konzentrieren, und erinnere mich an meinen Kommilitonen an der Universität, der Prüfungen mochte – er war neugierig, wie er abschneiden würde. Ich hatte damals mit der Prüfungssituation zu kämpfen, so sehr, dass mir der Kopf schwirrte, sobald ich die Prüfung vor mir hatte und die Uhr tickte. Wie kommt es also, dass ich mir das jetzt freiwillig antue? Ich hatte die geniale Idee, mich als PMP zertifizieren zu lassen.

Was ist PMP?

PMP steht für Project Management Professional und wird vom Project Management Institute (PMI) mit Sitz in den USA herausgegeben. Es gibt noch andere Alternativen, wie PRINCE2 aus dem Vereinigten Königreich oder IPMA aus Deutschland, aber PMP war diejenige, für die ich die meisten Tipps und Empfehlungen von Freunden erhalten habe, die aktiv als Projektmanager:innen in Europa arbeiten.

Dieser Nachweis belegt sowohl praktische Erfahrung als auch theoretisches Wissen im Projektmanagement. In diesem Artikel erzähle ich, wie ich zu der Entscheidung kam, mich zertifizieren zu lassen, und wie ich den Zertifizierungsprozess selbst durchlaufen habe. Ich hoffe, dies ist hilfreich für alle, die erwägen, die gleiche Investition an Zeit, Geld und Mühe zu tätigen.

Warum ich mich entschieden habe, mich zertifizieren zu lassen und warum jetzt

Was ist ein Projekt? Im Gegensatz zu betrieblichen Abläufen, bei denen die Arbeit in sich wiederholenden Zyklen geplant und ausgeführt wird, enden Projekte hoffentlich mit der Erreichung ihres einzigen Ziels. Und Projektmanagement ist eine Fähigkeit bzw. eine Reihe von Fähigkeiten. Dennoch scheint es nicht ungewöhnlich zu sein, dass die Rolle der Projektmanagerin als Folge des Halo-Effekts besetzt wird; von jemandem, der im Kerngeschäft gut ist, wird erwartet, dass er auch weiß wie man ein Projekt leitet.

Als ich vor mehr als einem Jahrzehnt die akademische Welt verließ, dachte ich mir, dass Projektmanagement in gewisser Weise zu meinen Fähigkeiten gehört. Bei jedem Forschungsprojekt geht es darum, ein Problem zu lösen, etwas herauszufinden und ein Ergebnis zu erzielen, das mit dem Rest der Gemeinschaft geteilt werden kann. Wenn das Projekt erfolgreich ist, werden die Grenzen unseres Wissens erweitert, und sei es nur, wie in meinem Fall, um ein kleines Stück. Um das zu erreichen, muss man in der Regel mit anderen Forschern zusammenarbeiten, sich Rechenressourcen sowie Daten beschaffen und niemand sonst wird sich für einen um die Koordination und Kommunikation kümmern.

Wie viele Physiker wechselte ich jedoch in die Industrie und Wirtschaft, indem ich die übertragbaren Fähigkeiten im Zusammenhang mit Datenanalyse, mathematischer Modellierung und allgemeiner Wissensarbeit nutzte. Ich fand mich bald in der Konzeption von Datenbanklösungen wieder und wechselte dann in die Datenwissenschaft, da ich die analytische Arbeit vermisste. Ich arbeitete in Projekten in denen Lösungen für externe und interne Kunden entwickelt wurden und beobachtete mit Interesse, wie wir in den verschiedenen Umgebungen arbeiteten und wie unterschiedlich. In einem Unternehmen waren die Projekte prädiktiv organisiert (eine andere Bezeichnung für Wasserfall), mit einer konzeptionellen Phase, gefolgt von der Implementierung und dem Testen der gesamten Lösung. Dies schien mir zum Scheitern verurteilt zu sein, da die Kunden im Laufe des Projekts immer wieder ihre Meinung darüber änderten, was sie wollten. Auf der anderen Seite lernte ich viel über agile Methoden und war davon überzeugt, dass dies der einzig richtige Weg war, aber wie soll man ein Projekt verkaufen, wenn man nicht einmal sagen kann, was der Kunde am Ende für sein Geld bekommt? Als sich die Notwendigkeit ergab und meine Karriere außerhalb der akademischen Welt voranschritt, begann ich den Managementteil der Projektarbeit selbst zu übernehmen. Was ich über Projektmanagement wusste oder zu wissen glaubte, lernte ich im Job, von externen Beratern und aus eigener Erfahrung. Ich hatte das schleichende Gefühl, dass das nicht genug war.

Das PMP-Zertifikat ist eine Chance, seine Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und gleichzeitig von all dem hart erarbeiteten Wissen zu lernen, das es bereits gibt. Es scheint mir sehr gut durchdacht zu sein: Um sich zertifizieren zu lassen, muss man zunächst Erfahrung im Projektmanagement nachweisen, und während des Studiums für die Prüfung geht man dann systematisch alle Themen an Prozessen und Wissensgebieten durch. Ich glaube, dass ich aus der Theorie, die ich gelernt habe, während ich über meine eigenen Erfahrungen nachdachte, viel mehr gelernt habe, als wenn ich zuerst die Kursarbeit gemacht hätte und erst danach in die reale Welt hinausgegangen wäre. Es funktioniert auch als Therapie: In den unzähligen beschriebenen realen Situationen kann man die eigenen Probleme wiedererkennen und erfährt, dass man nicht allein ist. Und, was beruhigend ist, dass es Lösungen für diese Probleme gibt.

Eine der Erkenntnisse, die ich während der Zertifizierung gewonnen habe, war übrigens, dass selbst in einem prädiktiven Umfeld Veränderungen erwartet werden und ein entscheidender Teil des Prozesses sind, was meine Vorurteile über diese Arbeitsweise in Frage stellt. Alles in allem bin ich froh, dass ich mich für die PMP-Zertifizierung entschieden habe, da ich jetzt das Gefühl habe, dass ich eine viel bessere Grundlage für die Zukunft habe, egal in welchem Bereich.

Wie man sich zertifizieren lässt: mein Weg und praktische Ratschläge

Es gibt drei Etappenziele:

Ausbildung: Ihr müsst die erforderliche einwöchige Schulung absolvieren.
Bewerbung: ihr müsst eure Projektmanagement-Erfahrungen nachweisen.
Prüfung: Ihr müsst euch für die Prüfung vorbereiten und diese schließlich ablegen.

Ausbildung

Der erste Punkt auf der Liste, den ihr abhaken müsst, ist das 35-stündige Seminar, das für die Bewerbung erforderlich ist. Im Prinzip könnt ihr auf der PMI-Website nach autorisierten Schulungspartnern suchen, aber während die Website ansonsten eine Fülle nützlicher Informationen enthält, fand ich persönlich diese Funktion nicht sehr hilfreich. Eine Google-Suche nach „{Eure Stadt} authorized pmp training“ ist eine bessere Wahl. Wenn ihr in Deutschland seid und ein Seminar in deutscher Sprache besuchen könnt, kann ich die plusDV Unternehmensberatung empfehlen.

Das Seminar deckt die Prozessgruppen und Wissensgebiete im PMBOK Guide (für Project Management Body of Knowledge) ab. Mein erster Eindruck vom Inhalt war, dass es sich um eine überwältigende Menge an Dokumentation handelt, zumindest um den prädiktiven Ansatz (an dem ich, wie bereits angedeutet, meine Zweifel hatte), aber was zunächst etwas trocken erschien, wurde durch den erfahrenen Dozenten und viele interaktive Übungen mit Leben erfüllt. Ein zusätzlicher Vorteil des Seminars war die Begegnung mit anderen Teilnehmern aus anderen Branchen. Wenn ihr die Wahl zwischen einem Online- und einem Vor-Ort-Seminar habt, empfehle ich Letzteres.

Zusätzlich zum Seminar erhielten wir Unterstützung und Coaching bei den Anmelde- und Bewerbungsschritten sowie Zugang zu einer Trainingssoftware mit Prüfungssimulationen. Ebenfalls inbegriffen war eine einjährige PMI-Mitgliedschaft, die einen Rabatt auf die Prüfungsgebühr und Zugang zur PMI-Bibliothek mit Büchern und Publikationen zum Herunterladen bot.

Bewerbung

In meiner Bewerbung musste ich zusätzlich zu den 35 Stunden Ausbildung mindestens drei (aktuelle) Jahre Projekterfahrung nachweisen. Wenn ihr keinen Hochschulabschluss habt, könnt ihr das mit zwei weiteren Jahren Erfahrung ausgleichen.

Für jedes Projekt gebt ihr den Titel und die Methodik an, kategorisiert es nach Teamgröße und Budget und beschreibt das Projekt und eure Verantwortlichkeiten darin. Außerdem nennt ihr eine Kontaktperson, die bei jedem Projekt eine Schlüsselrolle gespielt hat. Euer Antrag wird vom PMI geprüft, und es besteht die Möglichkeit, dass Ihr oder eure Kontaktperson für Klarstellungen und Audits kontaktiert werdet.

Eine Herausforderung während der Zertifizierung war für mich die Arbeitsbelastung in meinem Job, die es schwierig machte, Zeit und Energie für die Zertifizierungsaktivitäten aufzubringen. Ich habe meinen Antrag erst mehr als zwei Monate nach der Schulung fertig gestellt. Nachdem ich ihn eingereicht hatte, dauerte es ein paar Tage, bis er genehmigt wurde.

Nach der Genehmigung des Antrags hat man ein Jahr Zeit, um die Prüfung zu planen und abzulegen.

Sich auf die Prüfung vorbereiten

Das ist ein sehr schöner Teil, wenn man, wie ich, gerne lernt. Meine Herausforderung bestand jedoch in meiner allgemeinen Arbeitsbelastung, und bevor ich einige Lernstunden einplanen konnte, war bereits mehr als die Hälfte meines Jahres vergangen.

Die geschätzte Lernzeit für die Vorbereitung auf die PMP-Prüfung beträgt 100 Stunden. Für einige mag es möglich sein, die Prüfung in weniger Zeit zu absolvieren, aber für mich bestand ein großer Teil der Motivation darin, den Stoff zu lernen und zu verstehen. Am Ende habe ich wohl etwas mehr als 100 Stunden gebraucht (ich bin ein langsamer Leser), aber nicht viel mehr.

Nach dem Seminar erhielt ich ein zusätzliches Übungsbuch, das ich aber nie benutzt habe. Stattdessen kaufte ich auf Empfehlung eines Freundes das Buch „Head First PMP“ (Green & Stellman, 4. Auflage), das Forschungsergebnisse über die Arbeits- und Lernweise des Gehirns nutzt, um den Stoff leicht verdaulich zu machen und das Wissen besser zu behalten. Den größten Teil meiner Lernzeit für die Prüfung habe ich mit diesem Buch verbracht. Einige Dinge, die mir während des Seminars etwas verwirrend oder widersprüchlich erschienen waren, wurden hier geklärt. Wie ich bereits erwähnt habe, habe ich beim Lesen viel über meine eigenen Erfahrungen nachgedacht, was vermutlich auch zum Lernen beiträgt.

Neben „Head First“ habe ich eine weitere starke Empfehlung: Lest zumindest auch den „Agile Practice Guide“, den ihr beim PMI herunterladen können. Ich habe den Eindruck, dass in den letzten Jahren ein Wandel stattgefunden hat und der Schwerpunkt immer mehr auf agilem Projektmanagement liegt. Ungefähr die Hälfte der Prüfung besteht jetzt aus agilen oder hybriden Themen. Dies wurde im Seminar durch einen separaten Abschnitt hervorgehoben, ist aber in „Head First“ eher ein nachträglicher Einschub.

Nachdem ich das Buch durchgearbeitet und die Prüfung geplant hatte, übte ich auch mit Prüfungssimulationen. Diese ermöglichen es, dass ihr euch mit dem Prüfungsformat vertraut macht und ihr euer Wissen wiederholen und überprüfen könnt. Das aktuelle PMBOK-Handbuch ist ein gutes Nachschlagewerk, das man dabei zur Hand haben sollte.

Erfahrung mit der Prüfung (und wie sie verlief)

Die Prüfung besteht aus vier Stunden mit Multiple-Choice-Fragen. Die Fragen decken einen Rahmen ab, der durch die Bereiche Menschen, Prozesse und Geschäftsumfeld und die mit jedem Bereich verbundenen Aufgaben definiert ist und werden offensichtlich von Experten aus der ganzen Welt zusammengestellt.

Viele der Fragen beschreiben eine praktische Situation, und Sie werden gefragt, was der/die Projektmanager:in tun sollte. Es gibt auch einige eher theoretische Fragen, aber obwohl sowohl das Seminar als auch das Buch viele Fragen enthielten, bei denen man eine Berechnung durchführen muss, gibt es in der Prüfung fast keine davon.

Praktische Punkte für Interessierte:

Es gibt die Möglichkeit, den Test online zu machen, aber ich habe ihn in einem Testzentrum abgelegt. Um mir einen Platz zu sichern, musste ich mich nur ein paar Wochen im Voraus anmelden.
Es gibt ein paar Möglichkeiten, die Prüfung in einer anderen Sprache abzulegen, zum Beispiel auf Deutsch. Ich habe sie auf Englisch abgelegt.
Man hat einen Taschenrechner auf dem Bildschirm, und das Testzentrum hat mir auch einen geliehen. Man bekommt auch einen Stift und etwas zum Kritzeln von Notizen.
Ansonsten muss man nur seinen Ausweis und den Schlüssel für das Schließfach, in dem man seine Sachen deponiert hat, mit in den Prüfungsraum nehmen.
Für jedes Drittel der beantworteten Prüfungsfragen erhält man eine 10-minütige Pause, in der man den Prüfungsraum verlassen kann. Die Getränke und Snacks, die ich mitgebracht hatte, durfte ich an der Rezeption und im Schließfachbereich aufbewahren.

Wie ich in der Einleitung angedeutet habe, war die Prüfung für mich keineswegs einfach, und ich habe die mir zur Verfügung stehende Zeit genutzt. Tipp: Ich habe die Funktion genutzt, um Fragen zur Wiederholung zu markieren, auf die ich mehr Zeit verwenden wollte. Auf diese Weise konnte ich zuerst die Fragen durcharbeiten, bei denen ich mir sicherer war, und die Zeit optimal nutzen.

Man hat drei Versuche für die Prüfung, also sah mein Zeitplan eine Wiederholung vor Jahresende vor, für den Fall, dass ich beim ersten Versuch nicht bestehe. Ich hatte irgendwo gelesen, dass man die Ergebnisse nicht sofort erhält, auch wenn man die Prüfung am Computer ablegt, also hatte ich keine Erwartungen, als ich nach dem letzten Drittel endlich aus dem Prüfungsraum stolperte. Während ich noch an meinem Spind herumfummelte, rief die Dame am Empfang „Herzlichen Glückwunsch!“ – Das vorläufige Ergebnis lautete: Ich hatte bestanden! Nach weniger als zwei Tagen erhielt ich die offizielle Bestätigung, dass ich tatsächlich bestanden hatte und nun endlich, ein Jahr nach dem Seminar, als PMP zertifiziert war.

Wann seid ihr bereit, die Prüfung abzulegen? Bei den Prüfungssimulationen habe ich kurz vor der Prüfung im Durchschnitt etwa 80 % erreicht, beim Head-First-Selbstbewertungstest am Ende des Buches 84 %. Ihr könnt euer tatsächliches Prüfungsergebnis nicht sehen, aber ihr erhaltet eine Aufschlüsselung der Prüfung nach Bereichen.

Mein bester Rat: Vertraut auf eure Vorbereitung und legt Wert darauf vor der Prüfung ausreichend zu schlafen. Ihr braucht einen klaren Kopf und die Fähigkeit, sich ein paar Stunden lang zu konzentrieren. Nutzt die Pausen und trinkt ausreichend.

Nach der Prüfung

Die Zertifizierung ist drei Jahre lang ab dem Datum der bestandenen Prüfung gültig. Um sie zu erneuern, sammelt ihr berufliche Entwicklungseinheiten (PDUs), die unterschiedlicher Art sein können. Ihr könnt u. a. Kurse besuchen, Bücher lesen, Artikel schreiben oder Präsentationen halten.

Dieser Teil macht für mich sehr viel Sinn. Abgesehen davon, dass man sein Wissen als praktizierende(r) Projektmanager:in einsetzt, will man, dass man auf dem Laufenden bleibt und sein Wissen weitergibt. Ich würde mich so oder so weiterbilden wollen, aber das motiviert mich, es in meinen vollen Terminkalender einzubauen.

Und die Reise geht weiter

Wenn ihr bis hierher gelesen habt, wisst ihr, dass ich die Prüfungssituation mit einem PMP abgeschlossen habe. Ihr wisst auch um den Aufwand, den ich betrieben habe, so dass ihr es mit anderen Ausbildungsmöglichkeiten vergleichen könnt.

Für mich hat es sich gelohnt, und ich empfehle es wegen der Strenge und des Umfangs, wenn ihr, wie ich, diese Fähigkeiten in eurer Arbeit braucht, unabhängig davon, ob „Projektmanager:in“ eure Hauptberufsbezeichnung ist.

Die Unternehmen sind unterschiedlich, die Kunden sind unterschiedlich, und die Geschäftslandschaft verändert sich ständig. Ich freue mich darauf, mein Wissen in die Praxis umzusetzen und auf dem kurvenreichen Weg, der vor mir liegt, weiter zu lernen.